一文讲透PPT这门技术活儿
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扫一扫 写PPT是综合了思考、美学、演示的一门艺术活儿；想要从PPT新手变熟手、由PPT老炮进阶大牛？你需要掌握这些硬核技术。 话不多说，直接上货！ 一、制作PPT三个欢节说起PPT的制作，大部分人的第一反应是如何把视觉做的好看，但仅仅是排版好看的PPT就跟夜店的小姐一样，拥有诱人靓丽的外表，但缺乏有趣生动的灵魂。如果你在生活工作当中经常写PPT，就会发现视觉排版虽重要，却仅是锦上添花的辅助要素。 而一份优秀的PPT是“构思”、“设计”、“演绎”三个环节的有效结合，PPTer需要同时在扮演着三种角色：编导、设计师、演员。
1、构思是PPT的前提明确目标：需要阅读型还是演讲型PPT？阅读型PPT是将我们想表达的信息详细的呈现在幻灯片中，文字和内容会比较多；演讲型PPT只需把核心要点提炼出来即可，主要靠讲演者的解说演示。 （1）收集观点：观点是否清晰？最好能用一句话来概括PPT的主题，在演讲过程中想要短时间内说服别人，用一句话来提炼主题至关重要；譬如很多人介绍公司优势动不动就说整合型业务，反而让对方看不出核心优势在哪。 比如聚美优品最开始定位女性化妆品团购，吸引了一大批爱美的女性忠实用户；随着业务扩张转型成多元电商平台后，反而让用户对聚美优品的认知变得模糊，业绩也出现断崖式的下跌。当然在转型当中聚美优品也涉及到产品质量的问题，这里就不细说了。 （2）理顺逻辑：如何打动人？首先要想清楚听众是一群什么样的人，PPT里面的内容能否打动他们，这就需要PPTer拥有很好的用户分析和洞察能力，要懂人性。 乔布斯在推出Ipod的时候，他说的是”把1000首你喜爱的歌装到口袋里“；而这时候其它的MP3厂家却在强调产品的储存量有多少个G。哪种方式更高级更打动人，一眼见分晓。 2、设计让PPT升华（1）化繁为简这里的化繁为简包括：视觉设计的简化和内容设计的简洁。PPT里面一定要剔除不必要的部分，才能让重要的内容得以体现。 知乎上有一个热门话题”有没有一句话的恐怖故事“，其中最经典的一个高票答案是“我给大家简单的说两句”。 （2）美感精致人天生是视觉性的动物，崇尚美丽漂亮的事物。PPT必须具备美感才能更具有说服力，让观众更容易接受我们的观点，所以如何把PPT设计的漂亮精美，是必须锤炼的基本功。 下面两张图是简化美化前后的对比，很好的说明了”化繁为简“和”美感“的重要性。
3、演绎决定PPT的高度演绎也非常考验一个PPTer的功力，决定了听众对你的观点和信息的吸收。 真实诚恳：我们分享的观点和信息要真实，态度要诚恳。因为观众远比我们想象中要聪明，容不得忽悠。观众能够敏锐的觉察到信息是否真实、演讲者是否真诚。 幽默的桥段：演讲的过程当中需要一些让人印象深刻的桥段。乔布斯在苹果发布会上最喜欢用到这个技巧，一次发布会上乔布斯从信封当中掏出了macAir，后来全世界的媒体都用这张图片来作为报道。 气质和气场：在演讲过程当中，微笑和自信是必不可少的武器；可能在演讲过后，观众会忘了你说过什么，但是他们会对你在演讲中表现出来的气质和气场印象深刻。 创意收尾：在结尾的时候，如果能用一个创意的收尾，会给人意犹未尽的感觉；爱因斯坦说过“逻辑可以让你从A到B，但是想象力可以带你到任何地方”。 二、制作PPT的正确顺序相信很多人有过这样的遭遇，花了很大心思制作一份自我感觉不错的PPT，拿给领导或客户看的时候，却发现不是他们想要的；出现这种情况除了沟通不到位，也很有可能是制作流程存在问题。掌握制作PPT的正确顺序，可以避免无效产出减少返工。 首先要知道，一份完整PPT的结构：
1、写之前关了PPT，先思考在正式写之前别着急下手，先把PPT给关了，好好想清楚下列事项： 明确需求：明确这份PPT的核心目标，是为了介绍公司或新产品？为了解困难和问题？还是为了汇报工作？明确这份PPT使用的场合，是在产品发布会？是面向客户提案？还是在公司进行分享？ 这些因素决定PPT的核心主题和内容框架，只有把需求了解透彻，才能够保证大方向不会出错。 分析听众：听众的年龄、社会角色等基础属性？他们喜欢什么样的文字风格、设计风格和演讲风格？听众的知识结构与所讲的内容是否存在较大的专业跨度？如果是这样，避免使用太多专业术语，尽量用简单易懂的方式讲述专业的内容。听众喜欢什么样的话题？最忌讳哪些话题？把握不好很容易让自己的演讲失去控制。 梳理框架：在明确需求和分析听众之后，我们再把结构和内容的逻辑梳理清楚，这样就相当于把PPT的整个骨架给搭好了；接下来要做的事情就是根据骨架往里面填充信息，详细的写出正文。 进行结构和内容的梳理时候，推荐大家借助思维导图的工具（如百度脑图、Xmind等），可以让我们的思路更清晰、逻辑更严谨，达到事半功倍的效果。
2、PPT制作常见注意事项确定尺寸：最新版本PPT默认尺寸是16：9，这样的尺寸符合人眼的习惯，大部分笔记本和电脑屏也适用这个尺寸。但如果是一些特殊场合，我们需要事先沟通确认投影屏的尺寸。 排版简约、风格统一：精简文字稿，不要把一大段文字铺在同一页幻灯片里，需要把关键词提炼出来，段落清晰的布局在页面上。 不要使用太花哨的颜色组合，同一页幻灯片的颜色最好不要超过三种，并合理使用看起来舒服的配色方案。 PPT的整体风格要统一，不能有些页面是商务风，而其它页面却是卡通风。 多用图片和图标：图片和图标不仅能让PPT在视觉上更有冲击力、更加美观；正确使用图片和图标，还能够精确的传递所要表达的信息、加深听众印象。
检查和定稿：制作完成后，检查是必不可少的步骤，检查重点包括：是否有错别字、风格是否统一、语句是否通顺、逻辑是否清晰、是否符合需求等。 相比制作完成后不符合要求去返工，不如写之前多一些沟通、多一些思考和准备。 三、制作PPT的核心原则职场中有一类人是非常令人羡慕的，无论是写什么要求的PPT都可以信手捏来， 赢得领导和客户的赞许，赢得其他同事欣赏的眼光。 普通人和高手之间的差距，很多时候并没有想象中那么遥不可及，可能就是几个核心思维的差别。制作PPT同样有一些非常重要的核心原则，包括认知层面、逻辑层面、沟通层面和设计层面。 1、认知层面的核心原则（1）写PPT不是写作文很多新手总是把一大段的文字放在PPT上，这是新手最容易犯的错误；首先视觉上密密麻麻非常的丑陋，同时自己的观点也很难被听众所吸收。信息展示应该突出要点、有层次的归纳、视觉形象化。 突出要点：每一页PPT最好只突出1-2个重要观点，让听众能够跟上思路。 归纳有层次：如果一页PPT里面的内容可以分为几个部分，一定要有层次的进行归纳和布局。 视觉形象化：尽量借助图片、图标和图标等可视化的方式来展示信息，可以让听众印象更加深刻。
（2）更好的表达观点PPT主要分为阅读型（直接发给对方看，由读者自行理解里面的内容）和演讲型（由制作者或其他人，为听众边放映边解说里面的内容）。 阅读型的PPT，往往很难让读者精确的get到制作者的观点，因此需要制作者把想传达的信息完整的呈现出来，包括逻辑是否顺畅、思路是否清晰、观点是否明确也显得尤为重要。 演讲型的PPT，更多的是依赖演讲者的水平，PPT更多起到辅助的作用，因此制作者应该注意页面的简洁美观，只需要把重要信息展示在幻灯片上即可，同时可以做少量的动画让演讲变得更加生动。 （3）考验复合型能力制作PPT是构思能力、设计能力和演绎能力的综合，只有把这三种能力逐个击破才能成为一个顶级的PPTer；很多人会落入一个误区，以为PPT制作主要就是视觉上的设计排版，而把绝大部分精力花在了排版上面。 同时在修炼PPT水平的过程中，我们切记要耐得住性子、稳扎稳打的锻炼基本功，不要急于求成幻想一口吃成个大胖子。只要能坚持每天花一点点时间来学习，就能够很明显感受到自己的进步。 2、逻辑层面的核心原则关于逻辑层面的原则，主要包括“借助思维模型理清思路、包装故事提升内容可读性”这两个，我在之前的文章《 如何成为优秀的策划人？—策略策划万字方法论》中有讲过，可以直接跳转去看。 3、沟通层面的核心原则（1）洞察人性的文案我们讲的东西到底是不是听众想听的？这时候，就应该从听众角度去思考，他们关注的点是什么,他们处于什么样的环境和场景。 比如马自达的Slogan是：魅力科技。如果去农村做刷墙广告，你讲魅力科技估计没人会理解，不如刷上：开上马自达，马上就发达。 淘宝的口号大家耳熟能详：淘我喜欢。如果也做刷墙广告，就要刷上：吃穿住行用淘宝，价格便宜质量好。
（2）烘托主体的展示方式做内容排布展示之前，要先弄清楚每一页幻灯片的核心信息有哪些，当听众进入那一页的时候，第一眼就把目光集中在核心信息上。这就需要在做内容排布和展示的时候，想尽办法突出主体信息。 4、设计层面的核心原则PPT的设计可以总结成精炼的八字原则：对齐、聚拢、对比、重复。 （1）对齐：提升整体美感度俗话说“一齐遮百丑”。有关对齐的美，能直接联想到的必须是我国引以为豪的校阅队伍，每当看到解放军叔叔踏着整齐的步伐和队伍迎面走来，总能让全世界都不由自主的发出一声”WOW“，这就是整齐的魅力。 在设计PPT的时候，只要把文字、图片进行对齐，整个幻灯片的美感度会瞬间上升一个档次。通常来说，包含上下左右对齐、居中对齐、分散对齐等多种对齐方式。 以下两页幻灯片的排版对比，就能直观的感受到对齐产生的视觉效果。
（2）聚拢：理清内容归属通俗来讲，聚拢就是把幻灯片中各内容版块的远近亲疏关系梳理清楚。把相同性质的内容聚集在一起，制造一个呼吸的空间，这样就能够一眼看出各内容版块的归属关系。 聚拢之后比较容易分清一页幻灯片中所包含的内容版块，而不是看上去整页幻灯像黏在一起的整体，让人阅读起来感到困难。
（3）对比：区分主次信息对比应该比较好理解，就是不同元素之间存在某些纬度的差别，而对比的关键是区分和突出。 每年能走上维密舞台的都是来自各国的顶级超模，她们都拥有超凡脱俗的气质和令人羡慕的大长腿；而那几位有资格戴上天使翅膀的超模，往往会获得最多的关注和话题，因为有了翅膀的对比让她们更容易被区分、更容易脱颖而出。 对比在文字排版中的应用有很多种，我们可以加粗字体营造粗细的对比；加大字体营造大小的对比；改变颜色营造色彩的对比。这样重点信息就可以被快速识别。
（4）重复：制造统一感利用同样的颜色、同样的字体、同样的形状，把不同的内容版块进行排列来制造统一感，这就是重复在设计中的应用，PPT高手一定是能够娴熟运用重复这一原则。 好比去餐厅吃饭，一家餐厅的服务员身穿统一的工作服，而另一家餐厅的服务员却穿着各自的生活装，毫无疑问我们会更倾向于选择统一工作服的餐厅，因为统一感能给人留下更美、更整洁、更舒服的印象。
四、PPT常用操作功能当你打开PPT软件的操作界面，千万不要被琳琅满目的功能吓到；因为有一半以上的功能，在实际制作时基本上用不到。比如顶部菜单栏“设计”里面的幻灯片模板，这个功能就很鸡肋，我相信很多人都不会使用如此缺乏美感的模板。 面对如此多操作功能，到底有哪些在制作时会被我们经常用到呢？ 1、幻灯片的基本操作幻灯片的基础操作包括：新建、复制和删除幻灯片，幻灯片放映，幻灯片浏览视图，幻灯片大小设置，着重讲一下幻灯片浏览和页面设置这两个操作。
（1）幻灯片浏览视图点击PPT右下角“幻灯片浏览”按钮进入；将按照幻灯片序号显示缩略图，可以看到所有幻灯片显示在同一画面里，有助于我们快速复制、删除和移动幻灯片。双击选定的幻灯片缩图可以切换到显示此幻灯片的普通视图模式。 （2）幻灯片大小设置最新的office版本默认幻灯片比例是16：9宽屏，跟大部分笔记本和电脑的比例是一样的，宽屏也是目前符合主流审美的展示方式。但在一些特定的放映场合，要根据场地屏幕的比例来调整幻灯片的比例，这时候可以通过“设计 —— 幻灯片大小 —— 自定义幻灯片大小”来设置幻灯片的比例。 2、幻灯片母版设置通过路径“视图 —— 幻灯片母版”进入母版设置界面，通常需要做一个过渡页和一个通用页的母版。这样在幻灯片制作的时候可以直接套用母版，在母版的基础上再进行更多的设计。我们也可以做多个母版，制作幻灯片时点击鼠标右键来切换不同的版式 3、插入对象和素材插入的常用操作包括：插入文本、形状、图片、图表、表格、音频和视频等。每一种素材的插入在具体运用中都是有技巧的（详情见下图），这些技巧会提升制作效率、协助我们制作更精良的PPT；好比插入的文本可设置为默认文本框，等下次再插入文本时，跟之前的文本是相同的性质。
4、素材快速对齐（1）自动对齐移动素材的时候，画面中会出现跟其它素材对齐的等线，帮助我们快速对齐。 （2）对齐操作在菜单“格式“中找到“对齐”的功能栏，可以实现左右对齐、顶端底部对齐、居中对齐、横向对齐、纵向对齐等多，这是一个简单好用又极其重要的功能。
5、格式刷的使用格式刷简单来说，就是把某个素材的格式直接运用到另一个素材上，可以用来刷文字的格式、刷形状的格式、刷图片的格式等；这里还有个小技巧，如果双击格式刷，可以把一个素材的格式，无限次数的运用到其它素材上。制作PPT非常讲究整体风格的统一，所以格式刷这个功能的使用频率非常高，节省不少制作时间。 6、蒙版的使用蒙版顾名思义就是“蒙在上面的板子“，通常有透明蒙版和渐变蒙版。最常见的使用方法，是在图片上面盖住一个色块，然后把色块的透明度提高来达到蒙版的效果。 蒙版可以大大提升设计感、做出高大上的PPT；当图片清晰度不够的时候，蒙版也可以起到遮蔽的作用。
7、切换与动画的使用幻灯片切换演示的时候给幻灯片切换加上动画效果，可以缓减观众的视觉疲劳；但是不建议使用太夸张的切换效果，太夸张会造成喧宾夺主的印象，比较推荐的切换效果有“推入”“擦除”“随机线条”“缩放”这几个。 动画效果动画主要是协助演讲者进行演绎，当遇到幻灯片的信息过多、或需要自动播放信息的情况，都可以通过做动画来解决。动画有进入、强调、退出、动作路径这四种方式，每种方式都包含了十几种动画效果，大家可以根据个人的喜好来选择。 需要知道的是，当我们费尽心思做好一个动画之后，可以利用动画刷的功能，直接把这个动画运用在其他元素上，大量节省了制作的时间。 五、进阶大牛的王牌功能
没错！这些都可以利用PPT来直接实现！以下这些功能让设计实现更多可能，在效率上也有了质的提升。 1、取色器当看到喜欢的颜色或一组好的配色，如果不知道颜色的具体色值，就需要用到取色器功能，可以轻松完成颜色的提取。 同时颜色提取完一次之后，颜色板上会保留最近使用过的颜色，接下来就可以直接使用了，是不是觉得非常方便。 TIPS：如果用的是老版本office没有取色器，也是有办法可想的 —— 使用QQ截图，在截图时只要把鼠标箭头移到色块上，就会显示该色块的RGB值，然后在PPT颜色填充中输入RGB值，完成颜色的提取。
2、编辑顶点取色器是帮助提取任何想要的颜色，而编辑顶点则是帮你做出任何想要的形状。比如我们想要把长方形的一条边变成弧形，选中长方形右键点击“编辑顶点”，拉动这条边就可以绘制成弧形，还可以通过调节杆进行弧度的调整。 光知道这个功能当然是远远不够的，还需要花时间去操练才能真正的熟练运用，手绘出各式各样的不规则图形。
3、删除背景PPT毕竟不是专业的抠图软件，所以删除背景这个功能，比较适用于背景颜色比较单一、背景跟主体有一定色差的图片。 使用删除背景功能时，软件会初步智能识别出所要删除的部分，然后利用“要保留的区域”和“要删除的区域”两个功能，对图片的删除和保留部分进一步的选择，最终达到抠图的效果。具体的操作路径为“选中图片 —— 格式 —— 删除背景”。 4、演示者视图经常做汇报和演讲的人会特别喜欢“演示者视图“这个功能，播放的时候右键选择“演示者视图”，电脑的画面将分成左右两部分：左边是幻灯片内容区域，可以看到幻灯片进行到第几页了；右边是备注区域，可以把演讲的重点信息进行备注，来规避思维短路和忘词的尴尬。 在接了投影仪的情况下，观众在投影屏上只能看到幻灯片的内容，而无法看到备注的信息，这个对于演讲者来说是非常有利的。 TIPS：幻灯片播放的同时，还可以右键打开指针功能来引导听众的视觉，帮助听众跟上演讲者的思路和进度。 5、布尔运算布尔运算是一种包含联合、相交、相减的逻辑推演法，在图形处理操作中引用这种运算，使简单的图形组合产生新的形体。 布尔运算在PPT中名为形状组合，操作路径为“选中对象 —— 格式 —— 形状组合”，包括了联合、组合、拆分、相交、剪除这五项功能，常见作用对象为形状、图片、文本这三者之间的两两组合。
布尔运算的规则：选择多个对象时候的先后顺序，会对布尔运算的结果产生影响，运算后保留的是先选择的对象的格式（填充色，轮廓色，效果等）。
6、PPT分节通常在幻灯片浏览模式下幻灯片的陈列方式是密密麻麻的，通过新增节可以把整个PPT切割成几个部分，快速梳理整体架构和逻辑，快速搜寻到某一页幻灯片。 具体的操作路径是“幻灯片浏览 —— 右键新增节 —— 节命名”。在制作页数比较多的PPT时，比较推荐大家使用分节的功能。 六、提升效率的基础设置基础设置是一件操作简单，也没有技术难度的事情，那为什么仍值得去研究和重视呢？因为难度低和是否知道是两码事，况且知道了也不一定会用，会用也不一定能用的好。 这里介绍六种设置，解答下列三个问题：
1、参考线协助排版通过路径“视图 —— 参考线”勾选之后，在电脑中打开任意PPT文件都会默认开启参考线。 PPT的设计非常讲究素材上下左右的对称排布，打开参考线后，可以分辨出素材的排布是否对称，并借助参考线调整到正确的位置。针对相邻的两页幻灯片，如果存在同样属性的素材，也可以借助参考线，把相同属性的素材排在两页幻灯片中的相同位置；这样做的好处是，在演示切换幻灯片时，观众不会产生视觉上的跳跃感。
2、撤销次数，添加后悔药相信不少人碰到过这两种令人崩溃的情况：情形1，不小心删掉了有用的素材，这时候会用到撤销功能，但发现撤销次数不够用。情形2，调整排版或信息，发现调整后还不如之前的版本好，但改动太大无法撤销到先前的版本。 如果碰到这两种情形还有办法挽救吗？答案是“NO！只能重做！“ But，我们可以提前做好预防，就是自定义撤销次数，估计很多人都不知道这个功能的存在。设置撤销次数的路径“文件 —— 选项 —— 高级 —— 最多可取消次数”，最高可设置撤销150次，相信绝对够用了。
3、界面颜色，拥有个性化界面大部分版本默认界面是彩色的，如果你经常熬夜加班或长时间对着电脑写PPT，就可以把界面调成灰色来保护眼睛。 修改界面颜色的路径“文件 —— 选项 —— 常规 —— office主题”，最新版提供了彩色、白色和灰色三种界面颜色供选择，大家可以根据自身的喜好和需求，设置个性化的界面。
4、快速访问工具栏，减少二次操作有些功能的使用频率极其高，如插入形状、插入文本、文字颜色大小、形状颜色、对齐、格式刷等。如果每次使用的时候，都需要去菜单栏去点击寻找，会大大阻碍PPT的制作速度。
5、保存设置，另存为多种格式保存设置的功能可以另存为多种我们用到的格式，着重为大家介绍四种非常实用的格式：
6、预览图模式，帮助分辨文件PPT文件在未打开的状态下，在电脑桌面上有两种显示方式，一种是直接显示PPT软件图表，另一种是显示封面的缩略图，很显然封面预览图的显示方式，有利于我们更快的分辨不同的PPT文件。 我们可以通过路径“文件 —— 属性 —— 高级属性 —— 摘要 —— 勾选保存预览图片”来进行设置，设置好的 PPT文件在未打开状态下将显示封面预览图。
七、阅读型和演讲型前阵子参加线下的一个分享活动，嘉宾老师的专业能力和演讲水平绝对堪称一流；然而，PPT却拖了后腿 —— 每页幻灯片信息太多，密密麻麻根本无法辨别老师讲的重点在哪。 因此想帮助大家梳理清楚，什么样的场合分别适合什么样的PPT。通常来说根据幻灯片”读““看““听“比重的不同，可以分为两种类型：阅读型（读为主）和演讲型（听为主，看辅助）。 本文会从两类PPT的“定义、承担作用、应用场合、设计特点、以及制作注意事项“这五个维度，对演讲型PPT和阅读型PPT分别进行详情的解读，帮助大家理清概念、在实操中正确应用。
1、阅读型PPT阅读型PPT简单来说是把文件直接发给读者看，没有额外的讲解由读者自行理解幻灯片的信息。在缺少讲解的情况下，想让读者准确的抓到核心观点会比较困难，因此要求信息比较完整的保留在幻灯片中；同时逻辑是否顺畅、思路是否清晰、观点是否明确也显得非常重要。 这类风格的PPT主要的应用场景非常多，包括：课件讲义、员工培训、公司介绍、营销策划案、行业报告、工作总结等等。 不难看出，阅读型PPT仍是以文字这种抽象符号为主要的信息载体，但是又比Word文本的传播效率更加高效。因此制作阅读型PPT的时候，需要在这些方面做出努力：
2、演讲型PPT演讲型PPT必须要配合演讲者的解说才能最大发挥“传播观点”的价值，PPT仅作为演讲辅助道具出现（是完全的配角），用于渲染故事和烘托情绪。因此制作者应该注意页面的简洁美观，只把重要信息在幻灯片中展示。同时可以做少量的动画让演讲变得更生动。更青睐逼真度高的图片和素材，以达到视觉上的震撼冲击力。 跟阅读型PPT不同，演讲型PPT通常会这些场景中用到：个人分享、产品发布会、公众演讲、市场宣传等。
演讲型PPT非常看重情绪的渲染和共鸣，视觉上讲究简洁美观有冲击力，因此在制作的过程中，以下注意事项是我们必须知道的：
愿你成为那个办公室里被羡慕的PPT高手。 作者公众号：老泡OG（ID：laopaostrategy） 手机扫一扫，阅读下载更方便˃ʍ˂ |
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